最近、関与先の自社ビル建設契約に立ち会った時のこと、上司に付き従って来た営業マンの動作に感心しました。上司が施主（関与先社長）に説明する順番で、部下の営業マンが資料や契約書類をカバンから取り出す姿です。部下は迷い無く素早く取り出し、上司も自然に受取って淡々と説明を続けます。署名・捺印もスムーズに進み、書類の欠落等も全く無い。これは部下の性格や能力に加え、上司と部下の話合いや社内の準備体制がしっかりしている証拠でしょう。

　訪問して来る保険会社等営業マンの対応を見ていると、パンフレットや契約書類をきちんと揃えて訪問する人とそうでない人と区々です。カバンの中の書類が中々見つからなかったり、いつも何かの書類が不足していたりして、二度手間になる訪問者も珍しくありません。事前の準備が足らず、訪問の目的が曖昧だからでしょう。

　また、筆者は経営診断をする際、前もって収集する決算書等を書類リストとして渡しますが、最初の打合わせの時に全て揃っている会社とこちらから求める度に探し回る会社があります。当然ながら、一般に前者は各種情報管理が整然としています。後者の会社は内部の情報管理と外部への情報発信が整備されていません。仕事の首尾は、事前に準備する意志と社内体制に左右されます。